Job Title: Archiving Officer Intern (temporary position)

Department: Operations

Reporting Line: Warehouse Manager

Location: Nairobi, Kenya

About ENGIE Energy Access

ENGIE Energy Access is one of the leading Pay-As-You-Go (PAYGo) and mini-grids solutions provider in Africa, with a mission to deliver affordable, reliable and sustainable energy solutions and life-changing services with exceptional customer experience. The company is a result of the integration of Fenix International, ENGIE Mobisol and ENGIE PowerCorner; and develops innovative, offgrid solar solutions for homes, public services and businesses, enabling customers and distribution partners access to clean, affordable energy. The PAYGo solar home systems are financed through affordable installments from $0.19 per day and the minigrids foster economic development by enabling electrical productive use and triggering business opportunities for entrepreneurs in rural communities. With over 1,700 employees, operations in nine countries across Africa (Benin, Côte d’Ivoire, Kenya, Mozambique, Nigeria, Rwanda, Tanzania, Uganda and Zambia), almost 1.5 million customers and over 7 million lives impacted so far, ENGIE Energy Access aims to remain the leading clean energy company, serving millions of customers across Africa by 2025.

www.engie-energyaccess.com

Job         Purpose/Mission 

 As an Archiving Officer Intern, you will be responsible for overseeing the organization, preservation, and retrieval of records and documents within our archives. You will play a crucial role in   maintaining the integrity of company records and ensuring that they are accessible to those who require them.

              Responsibilities: -

• Record Management: Manage the organization's records and documents according to established archival standards and procedures.
• Documentation Preservation: Ensure the preservation and conservation of historical records, including paper documents, photographs, digital files, and other media.
• Cataloguing and Indexing: Create detailed catalogues and indexes of archival materials to facilitate easy retrieval and access for researchers and staff.
• Digitization Projects: Oversee digitization projects to convert physical records into digital formats, ensuring long-term accessibility and preservation.
• Access Control: Implement access controls and security measures to protect sensitive or confidential information within the archives.
• Research Support: Provide support to researchers, historians, and other stakeholders by assisting with inquiries and locating relevant archival materials.
• Compliance: Ensure compliance with relevant regulations, policies, and guidelines related to records management and archival practices.

Knowledge and skills 

Experience:

• Experience working in archives, libraries, or records management.
• Strong knowledge of archival principles, practices, and standards.
• Basic knowledge on Excel spread sheets and data entry skills.
• Experience assisting customers/clients with escalated issues.
• Proven critical thinking skills that demonstrate fact finding/analysis and sound decision making.
• Excellent communications skills both written and verbal.
• Detail oriented and well-organized.
• Ability to multi-task, prioritize and manage time effectively.
• High level of self-motivation
• Ability to balance multiple tasks while working under tight deadlines with close attention to detail, accuracy, and quality always.
• Open to work in a flexible and creative work environment with fast-evolving operations.
• Positive attitude is a must for this role.

Qualifications:

• Bachelor’s degree in library science, Archival Studies or a related field.

Language(s): 

• English + Kiswahili

Technology:

• Ability to use basic Microsoft tools(Word & Excel)

We thank all applicants for their interest, however due to the large volume of applications we receive, only shortlisted candidates will be contacted.

ENGIE is an equal opportunity employer, promoting diversity and committed to creating an inclusive environment for all. All applications are screened based on business needs, job requirements and individual qualifications, without any regard to origin, age, name, sexual identity, orientation or preference, religion, marital status, health, disability, political opinions, union involvement or citizenship. Our differences are our strengths! 

À propos d’ENGIE Energy Access (EEA)

ENGIE Energy Access est l’un des principaux fournisseurs de solutions pay-as-you-go (PAYGo) et de mini-réseaux en Afrique, avec pour mission de fournir des solutions énergétiques abordables, fiables et durables et des services qui changent la vie avec une expérience client exceptionnelle. La société est le résultat de l’intégration de ENGIE Energy Access Bénin, ENGIE Mysol et ENGIE Power Corner ; et développe des solutions solaires innovantes et hors réseau pour les maisons, les services publics et les entreprises, permettant aux clients et aux partenaires de distribution d’accéder à une énergie propre et abordable. Les systèmes solaires domestiques PAYGo sont financés par des versements abordables à partir de 0,19 $ par jour et les mini-réseaux favorisent le développement économique en permettant l’utilisation productive de l’électricité et en déclenchant des opportunités commerciales pour les entrepreneurs des communautés rurales. Avec plus de 1 700 employés, des opérations dans neuf pays d’Afrique (Bénin, Côte d’Ivoire, Kenya, Mozambique, Nigéria, Rwanda, Tanzanie, Ouganda et Zambie), près de 1,5 million de clients et plus de 7 millions de vies touchées à ce jour, ENGIE Energy Access vise à rester le leader de l’énergie propre, au service de millions de clients à travers l’Afrique d’ici 2025.

www.engie-energyaccess.com

https://www.linkedin.com/company/3055106

Aperçu du poste

Le/la Commercial(e) de cluster dirigera les activités suivantes de cluster :

• Enregistrement et support client,
• Engagement communautaire au niveau du cluster avec des activités transversales de Business Development, ventes et marketing…

Responsabilités principales

Le/la Commercial(e) de cluster sera responsable :

1. Du développement et suivi des activités commerciales au sein du cluster

• Être responsable des performances commerciales du cluster
• Organiser et superviser l’activité commerciale du cluster
• Développer et entretenir des relations solides avec les clients et les principales parties prenantes (dirigeants locaux tels conseillers communaux et villageois, autres autorités…)
• Planifier et coanimer les activités d’engagement communautaire
• Être responsable de la gestion des contrats des clients
• Superviser les activités commerciales des « Local Operator (LO) » du cluster
• Réaliser les enquêtes de terrain

2. De la vente et assistance à la clientèle

• Être responsable de l’acquisition et de la fidélisation des clients
• Être responsable du portefeuille de prêts à la clientèle et réaliser l’évaluation des capacités de re-paiement du client avant la mise en œuvre du prêt
• Réaliser les ventes d’appareils domestiques efficaces en énergie et des machines pour les activités génératrices de revenus afin d’atteindre les KPI
• Planifier et animer des séances « Démo »
• Fournir un soutien à la communauté du village et aux clients dans la compréhension et l’utilisation de nos produits et services
•  Assurer un niveau élevé de satisfaction client
• Gestion des services après-vente par le biais du centre d’appels et d’un suivi des performances commerciales.

3. De la gestion de projet et reporting 

• Initier et suivre des projets commerciaux
• Suivre et faire le reporting à temps de tous les KPI du cluster

• Fournir des rapports sur l’état d’avancement des projets commerciaux et sur les activités commerciales dans les villages
• Elaborer un budget et mettre en œuvre des actions marketing
• Analyser les données commerciales du cluster pour améliorer nos performances

Connaissances et Compétences

• Avoir une expérience de terrain avec des modèles d’électrification rurale hors réseau serait un atout considérable
• Être passionné (e) par la vente et orienté (e) performance
• Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique
• Avoir un permis de conduire B valide
• Être très motivé (e) et avoir l’esprit d’équipe
• Être orienté (e) client et performance
• Être capable de prendre des initiatives et de travailler de façon autonome
• Être disposé (e) à se déplacer régulièrement dans des villages en zone rurale
• Avoir de bonnes compétences en reporting
• Être passionné (e) par l’accès à l’énergie en milieu rural et l’amélioration de la qualité de vie de nos clients

Qualifications:

• Être titulaire d’une Licence (Bac +3) en Business Management, en Gestion de Projet ou dans un autre domaine connexe
• Avoir un minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans la vente, le développement des affaires ou un domaine connexe

Langues : 

• Français
• Compétence de travail en Anglais souhaitée
• Maîtrise de plusieurs langues locales des régions septentrionales du Bénin (Bariba, Peulh, Lokpa, Yom, Ditamari, etc.) fortement souhaitée

Postulez

Vous vous êtes reconnu(e) dans cette offre ?

Déposez votre dossier à l’adresse : recrutement.benin_eea@engie.com  avec en objet ‘’ CC 01   ’’

Constitution du dossier de candidature :

• Un Curriculum Vitae détaillé au format PDF et sous la forme de NOM+ Prénoms
• Une lettre de motivation adressée à la Responsable des Ressources Humaines

Date limite de dépôt des dossiers : Vendredi 29 septembre 2023 à 17h.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais en raison du grand volume de candidatures que nous recevons, seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Nous construisons une équipe diversifiée et inclusive et cette opportunité est ouverte à tous les candidats internes et externes qualifiés. Les femmes, les candidats originaires d'Afrique et ceux qui ont une expérience de travail sur le continent sont particulièrement encouragés à postuler pour ce poste.